HR Officer

Dans ce rôle polyvalent, vous êtes un point de contact administratif et organisationnel clé au sein des RH. Vous soutenez l’ensemble du parcours collaborateur (employee journey) de nos employés, avec un fort accent sur la planification, le suivi et l’administration, et vous veillez à ce que les processus RH en coulisses se déroulent de manière fluide et correcte. 

Vos responsabilités

1. Humain, culture & équipe (±50%) 

 

• Recrutement & intégration (support administratif) 

Vous soutenez le processus de recrutement sur le plan administratif et organisationnel. Vous assurez la mise en ligne des offres d’emploi, traitez les inscriptions des candidats, assurez le suivi administratif des candidatures et planifiez les entretiens. Vous veillez à une communication correcte et ponctuelle avec les candidats et contribuez à une expérience candidat fluide et professionnelle. 
La sélection et les décisions de fond se font en concertation avec le/la responsable langues & recrutement ; vous assurez la structure et le suivi. 

• Apprentissage & développement (planification & coordination) 

Vous soutenez la politique de formation en coordonnant la planification et l’organisation des formations. Vous inscrivez les collaborateurs aux formations, gérez les listes de participants et de présence, réservez les salles et le catering, et assurez un suivi administratif correct. 
Le choix du contenu des formations et des formateurs est assuré par le responsable ; vous veillez à la bonne exécution pratique et à la planification. 

• Communication interne 

Vous soutenez la communication interne en collectant, structurant et diffusant les informations. Chaque trimestre, vous recueillez les informations du terrain pour la newsletter interne et veillez à ce que les mises à jour et communications RH soient partagées de manière claire et accessible. 

• Esprit d’équipe & bien-être 

Vous soutenez les initiatives liées à l’esprit d’équipe et au bien-être sur le plan administratif et organisationnel. Vous tenez à jour les anniversaires et jubilés, veillez aux attentions au bon moment et contribuez à l’organisation pratique de petites actions internes ou événements. 

• Feedback & enquêtes 

Vous soutenez l’envoi et le suivi de courtes enquêtes (pulse surveys). Vous collectez et structurez les résultats et les présentez de manière claire afin de soutenir l’analyse au sein de l’équipe RH. 

 

2. Flux opérationnel & administration (±50%) 

 

• Planification & intérim 

Vous êtes un maillon important entre les équipes et les agences d’intérim. Vous encodez les plannings dans le système, transmettez les demandes et vérifiez que les heures prestées par les intérimaires sont communiquées et facturées correctement et dans les délais. 

• Support payroll 

Vous enregistrez les certificats médicaux, demandes de congé et heures supplémentaires afin de permettre un traitement correct des salaires sur base de vos informations. Vous suivez les écarts et signalez les irrégularités à temps. 

• Administration sociale et juridique 

Vous rédigez les documents liés à des situations spécifiques telles que le congé parental, le crédit-temps ou l’interruption de carrière. Vous assurez le suivi administratif de ces dossiers et veillez à leur traitement conforme à la législation en vigueur. 

• Gestion des données & des dossiers 

Vous maintenez le système RH (Acerta) à jour et structuré. Vous enregistrez correctement les changements d’adresse, coordonnées bancaires et modifications de situation familiale dans les dossiers du personnel numériques. 

• Accidents du travail & surveillance médicale 

En cas d’accident du travail, vous assurez la déclaration administrative et le suivi en collaboration avec l’assurance. Vous planifiez et suivez également les examens médicaux périodiques auprès du service externe de prévention.

Votre profil

• Formation : Bachelier en gestion des ressources humaines, Office Management ou formation administrative similaire.  

• Expérience : Minimum 2 ans d’expérience en payroll requis.  

• Organisation & planification : Vous travaillez de manière structurée et précise, avec un fort sens de la planification et du suivi.  

• Communication : Vous communiquez de manière professionnelle et claire dans les deux langues (NL & FR), à l’écrit comme à l’oral.  

• Discrétion : Vous traitez les informations confidentielles relatives au personnel avec rigueur et discrétion.  

• Flexibilité : Vous passez facilement d’une tâche administrative à la planification et au support RH. Vous êtes disposé(e) à travailler 1 soirée par semaine et 1 jour de week-end par semaine.  

Reporting & coaching

Vous travaillez en étroite collaboration au sein de l’équipe RH et bénéficiez d’un accompagnement selon deux axes :

 

• Accompagnement contenu : pour les matières socio-juridiques, le payroll et la planification, vous êtes soutenu(e) par un(e) collègue spécialisé(e) dans les processus RH « hard ».  

• Collaboration RH & talents : pour l’intégration, la communication et le bien-être, vous travaillez avec le/la Talent & Recruitment Manager.  

Package salarial

• Medior (à partir de 2 ans d’expérience) : maximum ± 3.500 EUR brut  

• Chèques-repas : 4,50 EUR  

• Assurance DKV  

• Avantages complémentaires selon la politique interne  

• Chèques-repas  

• Écochèques  

• Prime du dimanche de 150%  

• Assurance hospitalisation DKV après 9 mois d’ancienneté  

• Accès à nos installations (wellness & fitness) comme avantage de toute nature  

• 13e mois